【微干货】如何解决总账对账不平

A哈罗大家好!终于可以说说那些年存在的对账不平是怎么回事,不管是新建的账,还是陈年老账,我们都需保持着清晰思路来掰扯掰扯,马上一目了然~~~


在说之前,先了解几个关键点:会计科目、辅助核算、凭证、记账;围绕这几个关键点进行梳理 :首先,建账套伊始:增加会计科目、设置辅助核算是首要环节;其次,经济业务发生,开始填制凭证,随后,通过“记账”把涉及凭证登记账簿;在整个业务中,载体“凭证”记录了科目及辅助核算信息,通过“记账”登记账簿的同时,发挥着校验数据逻辑性问题的作用,即:登记账簿的辅助与科目辅助核算是否相符或存在冗余数据。总之,之所以有对账类错误发生,也是系统为了校验录入数据的正确性而出现。


对账不平专题讲解


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对账不平类

在所有的对账不平中,主要存在两类对账方式不平:

  • 科目类不平:对账时,显示的对账方式为:总账与上下级、总账与明细账

  • 辅助类不平:对账时,显示的对账方式为;总账和辅助账、总账和多辅助账、多辅助和辅助账、辅助账和明细账

以上两类对账不平,由于调整方式存在差异而分类,但检查对账不平步骤却可通用;为此,小编给大家梳理了对账不平的检查步骤如下,出现问题可遵循步骤排查。


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检查步骤

1、在【财务会计】-【总账】-【期末】-【对账】中,对应月的“是否对账”栏,选“Y”进行对账。

注意:对账错误一般都是关联错误,上月如存在对账不平,那么下月会依旧如此;因此,核对初始对账不平的月份,尤为关键,先逐月对账,直到发现最早的不平期间为止。

       

2、对账结果显示为“错误”,可以点击【错误】按钮,可以看到具体对账不平的记录。

注意:通过“对账结果”可以看出对账出现是什么情况,显示“正确”那么皆大欢喜,显示“错误”也不要灰心,通过“错误”信息,可以分析和找到解决之路。

3、根据“错误”信息,排查出错科目及问题。

注意:“对账方式”描述属于哪一类对账错误;“期间”表示当前存在错误的会计期间;“科目编码”标着当前存在对账不平错误的科目,需核查该科目的发生数据;“辅助信息”说明对应的错误信息中,有错误的辅助信息的记录;“对账数据值1和2”分别对应为对账方式核对的两类对应的数据;“说明”通常会列式出对账错误数据发生的方向。


根据以上检查结果,大体可以定位出发生错误的科目,期间、辅助信息、数据发生方向、发生金额,错误类型是什么,那么,拿着这些结果,我们该如何进行解决呢?


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解决方式

根据对账方式不同,调整方式有所不同,因此,按对账方式来区别对待。

【1】 “科目类对账错误”,即:总账-上下级、总账-明细账;

常见原因:会计科目存在级次、币种等不符合逻辑

常见现象:查询科目余额表时,金额翻倍或者上级的数据不等于下级相加;

举例如图所示,此类对账时会查看到:总账—明细账,科目6602,对账数值1显示1100,对账数值2显示0,总账金额合计1100,明细账金额统计为零,存在对账差异金额为借方合计1100;


解决方案:恢复凭证记账,恢复方式选择“当前恢复月的月初状态”,再重新记账

注意:此方式如不能解决,需警惕是否调整过后台,这类问题需及时联系厂商查看具体数据解决。       

【2】“辅助类对账错误”,即:总账和辅助账、总账和多辅助账、多辅助和辅助账、辅助账和明细账

常见原因:中途改科目(存在发生数据)的辅助核算、期初辅助录入数据不正确

常见现象:查询帐表的时候,总账的数据和辅助帐表、总账和多辅助帐表的数据不一致;


举例如图所示:此类对账会查看到,科目6603,辅助信息“总裁会”(部门核算),对账数值1和2有多条记录不同的辅助对账方式,对账数值1为3320,对账数值2为2580,总账表合计3320,部门科目总账合计2580;

解决方案:

1、核查科目辅助核算设置

例子中,分析科目辅助核算中存在“部门核算数据”,此时,需确认科目设置是否有问题;进入基础设置-基础档案-财务-会计科目中查询下科目6603辅助核算性质(本例6603为部门核算);

2、按错误信息,定位来源

逐月对账,核对对账错误的期间在哪个月份。如为期初就不平,则核查期初录入数据是否有问题(参见干货“辅助核算”中录入介绍);如为日常月份不平,则恢复凭证记账到当前错误月份期初状态,再作调整,排查方式步骤,依例子介绍如下:

例子中,分析存在错误为:科目编码6603,辅助信息:总裁会(部门核算),根据对账方式,总账与辅助账的差额为740(3320-2580),可分析大致错误数据为借方分录,因此,按此方式可以排查数据;

3、按错误信息,分析排查

例子中,核查错误数据信息,在查询凭证-按凭证分录展示,选科目“6603”,检查“错误月份”凭证分录,借方发生金额合计为740的数据,部门辅助填写的情况是否符合科目设置。



查询后不难发现,此科目的辅助数据存在不同(已设置过辅助核算,辅助信息都为必录项,除自定义辅助外);凭证分录数据需与当前科目辅助设置信息一致,才能保证数据逻辑的一致性,此时,需按科目设置来调整所有数据才行。此例子中,2018-01-31记-0013凭证分录,需补录部门核算的数据。

注意:除了以上外,部分问题是由于“外部数据导入”造成,外部数据本身存在错误,导致导入到系统后有问题,依旧遵循此法修改错误凭证。

归根到底,“会计科目”发生对账类错误经常与“辅助核算”相关,之前小编提到如何正确的录入辅助核算,且录入错误将造成对账不平的发生,说的就是人为修改辅助核算,录入错误辅助数据,都将造成辅助对账不平,因此,请认真对待每一次录入辅助核算。


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注意事项

1、调整数据量较大时,请做好“账套备份”;

2、逐月进行对账,从不平月份开始调整;

3、恢复凭证记账时,恢复方式请选择“XXXX年XX月月初状态”;

4、数据调整完毕,在进行记账,然后进行对账校验数据,逐月依次操作。