【微干货】应收(付)对账

俗话说,亲兄弟,明算账。你欠我多少钱,我欠你多少钱, 得整的清清楚楚,明明白白~~

小伙伴们还是经常有情况啦?明明钱已收或已付,应收或应付模块已录好发票并生成业务凭证,在总账查询应收(付)账款时,咋还是金额不一致呢?很捉急,有么有?本次带您把往来账目核对清楚,一分不差,从此再也不用担心收钱或付钱不对困扰了!
此处所指应收对账,实际上依旧是系统提供的对账功能,进入应收系统【对账】-【与总账对账】中进行核对,核对关系还是遵循其他系统对账逻辑思路,找准来源关联----单据及凭证对应关系;详细请听分解!




对账不平原因


在应收(付)与总账对账不平的业务中,主要不平衡原因为:

  • 期初不平:期初余额录入数据与总账业务发生数据不一致或发生方向不一致;

  • 本期不平:未制凭证、总账系统制作的凭证、其他系统制作的凭证

针对不平原因,给大家梳理了对账不平的检查步骤,出现问题可遵循步骤排查,此处按应收为例,应付系统类似;


检查步骤


1、核对对账期间

进入【对账】-【与总账对账】中,选择对应月来对账即可;对账不平衡,如期初不平衡,需从最之前月份开始逐月查找不平衡开始月份了;

注意:此处“包含未制单记录”如未勾选时,应收系统数据是不包含未制单单据的,需关注。另外,对账方式“科目+客户”的核对方式必须注意,单据上的科目币种与实际凭证科目币种需一致,否则会存在差异;


2、核对对账结果

在对账界面点击【明细】按钮,通过“明细”看出对账不平具体原因,在来找解决之路。

注意:对账数据依据期初、借方、贷方、期末四列栏目分别核对,逐个对应查看明细数据即可。

3、根据“明细”排查问题

常见以下几种情况:

(1) 由于录入的期初数据或者制单时改变了分类方向等造成对账不平,无法展开成详细

      (2)未制凭证、总账系统制作的凭证、其他系统制作的凭证

根据以上结果,大体可以看出不平衡的原因,那么,我们该如何进行解决呢?


解决方式


【1】    提示:由于录入的期初数据或者制单时改变了分类方向等造成对账不平,无法展开详细;

常见原因:A、上个月的期末不平衡导致本月无法展开详细;

              B、本月生成凭证的时候更改了凭证的金额方向

针对A情况的常见现象:在对账的时候,不平界面上显示期初余额不平衡;


举例如图所示,此类对账时会查看到:差额(应收-总账),客户000,期初本币有差异-6802解决方案:查询条件改为上个月,然后进行对账,根据上个月不平衡的原因,追溯最开始的起因

注意:找到对应的不平衡的起始月份之后,可以参考方法【2】描述;

针对B情况的常见现象:本月生成凭证的时候更改了凭证的金额方向

举例如下所示:

本月发票生成凭证是   借:应收账款        7500

贷:主营业务收入    7500

如果凭证改为       贷方:应收账款        -7500

贷:主营业务收入    7500

此类对账不会影响期末数据,对账查看到:差额(应收-总账);期末没有差异 ;但发生方向有影响;  

解决方案:找到对应凭证,将方向改回;或者忽略,该记录下月不会显示,但本月无法展开明细;


【2】提示:未制凭证、总账系统制作的凭证、其他系统制作的凭证

常见原因A、应收做了单据,但是没有生成凭证

              B、直接在总账系统,或者是其他系统使用了应收的受控科目

常见现象:对账的时候,借贷方有差额

举例如图所示,此类对账时会查看到:应收系统有对应的金额,但总账系统没有对应的数据,此类代表是没有生成凭证(查询时选包含未制单记录);反之就是有凭证数据,但没有做业务单据

解决方案:

1、不平原因:未制凭证------生成凭证或调整凭证

A通过明细记录里的不平原因找到未制凭证的单据,对没有生成凭证记录,可进入【凭证处理】-【生成凭证】进行生成凭证;如:例中收款单000000028未制凭证,在生成凭证中选收款单进行制单即可

B、已经生成凭证,但原因还显示未制凭证----核对实际凭证发生情况

一般是凭证和单据日期不在同一月份导致,如:1月的收款单,生成凭证在2月,此时根据单据联查凭证后,进行调整;注意冲销凭证业务,会存在跨期间业务,此为正常情况,只核对期末余额即可。

2、不平原因:总账系统制作的凭证-------根据实际调整对应系统数据

根据明细,核对总账的查询凭证显示来源,核对业务发生正确与否,在按实际情况删除多余凭证或调整应收单据即可;当然,如从没有对账操作,往前核对嫌麻烦,只想本月调平的话,那么先把其中一个系统数据调整正确,在调整另外系统数据即可;需注意:总账系统调整凭证,需选项中设置允许使用应收应付受控科目后,方可录入凭证;应收应付系统调整单据,制单处理时,需通过标记隐藏不生成凭证的记录。